Tipps für Regionalleitungen

An dieser Stelle möchten wir euch Tipps und Methoden für eure Arbeit als Regionalleitungen an die Hand geben. Wenn ihr weitere Anregungen sucht, könnt ihr bei uns das Handbuch für Regionalleitungen bestellen, das jede*r erhält, der*die neu in dieses spannende Amt gewählt wurde. Viel Spaß beim Lesen.

Teamfindung innerhalb der Regionalleitung

Als Regionalleitung übernehmt ihr gemeinsam Verantwortung für eure Region, das heißt, ihr müsst gemeinsam leiten. Teamarbeit gehört dazu. Ein Team entsteht aber nicht einfach aus dem Nichts. Es muss sich entwickeln und wachsen. Kennenlernen, Erwartungen klären, Arbeitsweisen absprechen und Aufgaben verteilen. All das braucht Zeit. Nehmt sie euch!


Kennenlernen
Am Anfang steht das gegenseitige Beschnuppern. Mit wem werde ich im kommenden Jahr zusammenarbeiten? Warum sind die anderen Regionalleitung geworden? Was können sie gut, wo liegen ihre Stärken? Diese Fragen gehen nicht nur den neuen Regionalleitungen durch den Kopf. Wenn ihr euch kennenlernt, könnt ihr besser miteinander arbeiten und fühlt euch wohler.

Erwartungen klären
Erst wenn ich weiß, welche Erwartungen an mich gestellt werden, kann ich entscheiden, ob ich sie erfüllen will. Also sprecht ab, was ihr vom Amt der Regionalleitung, euren KollegInnen und euch selbst erwartet. Fragt euch, wer wieviel einbringen kann.

 

Arbeitsweisen absprechen
Persönliche Treffen, E-Mails schreiben, regelmäßig telefonieren oder lieber skypen? Nicht nur rund um die Kommunikation gibt es reichlich zu besprechen. Klärt ab, wie ihr Entscheidungen treffen möchtet, wie ihr welche Aufgaben angeht, wie oft ihr euch seht und wie ihr euch gegenseitig auf dem Laufenden haltet. In einem Team gibt es nichts Schlimmeres, als wenn sich alle ärgern, weil diese Dinge nicht geklärt sind.

 

Aufgaben verteilen
Ihr seid nicht allein, nutzt das. Überlegt, welche Aufgaben es in der Region gibt und besprecht dann, wer welche Aufgaben übernimmt. Mach, was du gut kannst! Mach das, worauf du Lust hast! Probier dich aus!

 

Gemeinschaft stiften
Die schönen Momente sind besonders wichtig. Gemeinsame Erlebnisse verbinden und stiften Gemeinsamkeit.

Die Aufgaben der Regionalleitung im Regionalausschuss

Als Regionalleitung leitet ihr den Regionalausschuss und tragt Sorge dafür, dass der Regionalausschuss gute Arbeit leistet. Damit dies gelingt, solltet ihr folgende Aufgaben erfüllen: Gleich auf der ReKo solltet ihr eine Liste mit Kontaktdaten erstellen, damit ihr die Mitglieder eures Regionalausschusses auch erreichen und kontaktieren könnt (falls ihr das vergessen habt, kann die Diözesanstelle weiterhelfen). Vereinbart direkt einen Termin für das erste Treffen des Regionalausschusses.

 

Vorbereitung des Regionalausschusses

Beim ersten Regionalausschuss sollte genügend Zeit für einen gemeinsamen Start eingeplant werden. Lasst den ersten Termin mit einem ganzen Tag oder gar einem Wochenende beginnen. So haben alle Zeit, sich kennenzulernen, und es bleibt Raum, um neben den inhaltlichen Themen auch viel Spaß zu haben. Hier hilft euch gerne das Team to GO! oder die zuständige Diözesanleitung. Es ist hilfreich, mit den Mitgliedern des Regionalausschusses eine erste Jahresplanung zu machen. Damit sich die Mitglieder besser auf die Treffen einstellen können, solltet ihr Regeln für die Zusammenarbeit aufstellen: Wer schreibt die Protokolle? Welche Räumlichkeiten können wir nutzen? Vor jedem Regionalausschuss-Treffen solltet ihr die Einladung frühzeitig verschicken (Mail, Post oder beides). Bittet in der Einladung die Mitglieder des Regionalausschusses um eine Rückmeldung, ob sie kommen oder nicht und schickt zwei Tage vorher eine Erinnerung hinterher. Damit sich die Mitglieder auf den Regionalausschuss vorbereiten können, verschickt rechtzeitig eine Tagesordnung mit folgenden Punkten:

 

  • Tagesordnungspunkte mit Infos, was hier besprochen oder abgestimmt werden soll
  • grober Zeitplan
  • Fragen, die evtl. schon im Vorfeld geklärt werden müssen
  • sonstige Infos

 

Um eine gute Atmosphäre zu schaffen, solltet ihr den Raum vorbereiten, bevor die Mitglieder ankommen – das heißt, Getränke, Gläser, Essen und ausreichend Stühle bereitstellen und das Material zurechtlegen. Im Vorfeld solltet ihr klären, wer das Treffen moderiert und wer Protokoll führt. Falls neue Personen anwesend sind, beginnt mit einer kurzen Vorstellungsrunde. Legt gleich zu Beginn des Treffens ein Ende fest und achtet darauf, dass dieser Zeitpunkt auch eingehalten wird. Somit können sich alle Mitglieder darauf verlassen. Nach jedem Regionalausschuss müsst ihr dafür sorgen, dass das Protokoll zeitnah verschickt wird. Setzt am besten eine Frist, bis wann das Protokoll verschickt werden soll und fragt bei Bedarf bei der Person, die das Protokoll geschrieben hat, nach, wann ihr mit dem Protokoll rechnen könnt.

 

Checkliste Regionalausschuss

Aufbau der Tagesordnung

Je strukturierter die Treffen des Regionalausschusses ablaufen, desto effektiver sind sie. Eine klare Tagesordnung hilft, dieses Ziel zu erreichen. Sie sollte möglichst immer die gleiche Grundstruktur aufweisen, sodass alle Regionalausschuss-Termine nach einem bekannten Schema ablaufen. Legt für alle Tagesordnungspunkte einen groben Zeitrahmen fest, an dem ihr euch orientieren könnt.

 

Ankommen
Achtet darauf, dass alle Zeit haben, um anzukommen, sich zu begrüßen und auszutauschen. Plant hierfür 10 bis 15 Minuten ein. Dies sollte auch ausreichen, um kleine Verspätungen einzelner Mitglieder zu kompensieren.

Begrüßung
Wenn es losgeht, begrüßt alle nochmals ganz offiziell und bedankt euch für ihr Erscheinen. Dieser Zeitpunkt ist der offizielle Beginn des Treffens.

 

Einstieg
Um die Stimmung etwas aufzulockern, beginnt ihr mit einem kleinen Einstieg. Das können sein:

  • eine kurze Vorstellungsrunde oder ein Kennenlernspiel, vor allem beim ersten Zusammenkommen oder wenn neue Gäste dabei sind,
  • eine kurze Runde mit einer Fragestellung (Was war bei dir heute besonders gut? Was war heute nicht so gut? Oder: Was war dein Lieblingsthema der Woche? Wenn du morgen in den Urlaub fahren würdest, wo würde es hingehen?),
  • ein kleines Wup (Warm-up), um fit für den Rest der Tagesordnung zu sein.

 

Moderation / Protokoll
Bevor es richtig losgeht, ist es wichtig festzulegen, wer moderiert und wer Protokoll schreibt. Im besten Fall steht dies schon vor Beginn des Treffens fest. Da ihr auch die Treffen vorbereitet, ist es sinnvoll, wenn eine Person aus der Regionalleitung auch moderiert. Wichtig: Die Moderation kann nicht gleichzeitig Protokoll führen!

 

Protokoll vom letzten Treffen
Geht das Protokoll vom letzten Treffen durch und überprüft, ob alle verteilten Aufgaben erledigt worden sind und ob es noch Themen gibt, die weiter behandelt werden müssen.

 

Aktuelle Tagesordnung
Stellt kurz die Tagesordnung vor und erklärt bei den einzelnen Punkten kurz, worum es geht. Fragt die Mitglieder des Regionalausschusses, ob es noch weitere Punkte gibt, die in die Tagesordnung aufgenommen werden sollen. Stimmt gegebenenfalls über die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte ab.

 

Tagesordnungspunkte
Wenn es keine Einwände zur Tagesordnung gibt, arbeitet sie in der vorgesehenen Reihenfolge entsprechend ab. Achtet darauf, dass ihr zu Ergebnissen kommt. Diese Aufgabe sollte vor allem von der Moderation wahrgenommen werden, ihr solltet euch aber nicht scheuen, die Diskussion wieder in geordnete Bahnen zu lenken, wenn dies notwendig sein sollte. Wenn zu einem Thema Aufgaben erledigt werden müssen, legt direkt die Zuständigkeiten fest und stellt sicher, dass diese auch im Protokoll festgehalten werden.


Sonstiges
Plant immer fünf bis zehn Minuten ein für den berühmten Tagesordnungspunkt „Sonstiges“. Hier kann immer noch einiges Überraschendes aus der Runde kommen, das noch besprochen werden will.

 

Formalia fürs nächste Treffen absprechen
Vergesst nicht, bevor ihr euch trennt, mit allen zu besprechen, wann und wo das nächste Treffen stattfinden soll. Auch wenn alle Termine schon längst bekannt sind, sollte man diese immer noch einmal ins Gedächtnis rufen. Klärt folgende Fragen:

  • Wann und wo trefft ihr euch das nächste Mal?
  • Wer organisiert Getränke?
  • Gibt es etwas zu Essen, wer kauft es ein, wer bereitet es zu?


Geht am besten auch noch einmal die Aufgabenliste des aktuellen Protokolls durch, um allen in Erinnerung zu rufen, was bis zum nächsten Treffen zu tun ist.

 

Beenden des Treffens und Verabschiedung
Formuliert ein klares Ende. Ab diesem Punkt ist die Tagesordnung beendet und der Rest des Treffens geht in ein gemütliches Beisammensein über. Verabschiedet die Mitglieder offiziell. Bedankt euch für die gute Mitarbeit und evtl. das Erscheinen von Gästen.

 

Regionalausschuss Tagesordnung und Zeitplan